PEC: come funziona, per chi è obbligatoria e come utilizzarla

Che la tecnologia abbia impattato qualunque aspetto della vita di oggi è sotto gli occhi di tutti. Ormai anche gli utenti meno pratici dal punto di vista tecnologico e informatico sanno utilizzare uno smartphone o un computer, sanno inviare e leggere e-mail e messaggi e fare acquisti online. La tecnologia ha cambiato anche il modo in cui ci interfacciamo a livello legale con la Pubblica Amministrazione e con aziende e privati. Fondamentale, sotto questo aspetto, è l’uso della PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata. Se non sapete cos’è, come funziona, per chi è obbligatorio avere un indirizzo PEC e come usarlo, tranquilli: in questo articolo cercheremo di chiarire tutti questi dubbi.

• Cos’è la PEC e chi deve averla
• A cosa serve la PEC
• Come utilizzare la PEC

Cos’è la PEC e chi deve averla

Partiamo da un punto fondamentale: cos’è la PEC. Abbiamo già spoilerato il significato di questo acronimo, ovvero Posta Elettronica Certificata. Da questo possiamo già capire un fatto. La PEC è, fondamentalmente, un indirizzo e-mail. Rispetto a un indirizzo di posta elettronica standard, però, con la PEC le comunicazioni sono certificate. In che senso? Nel senso che la tecnologia che c’è dietro la PEC permette di garantire l’integrità del contenuto e la consegna al destinatario, ma non la sua effettiva lettura. Per questo motivo, le comunicazioni inviate tramite un indirizzo di Posta Elettronica Certificata hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno. Questo, ovviamente, a patto di inviare la comunicazione dal proprio indirizzo PEC all’indirizzo PEC del destinatario.

Rispondiamo, ora, al secondo quesito: chi è obbligato a possedere un indirizzo PEC? Secondo le normative vigenti in Italia, per imprese, professionisti iscritti a un qualche tipo di ordine professionale e soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione (dal 2013) vi è l’obbligo di avere un indirizzo PEC. Per i privati cittadini, quindi, non c’è alcun obbligo di possedere un indirizzo PEC anche se, averne uno, può essere assolutamente vantaggioso, dal momento che mantenere una casella PEC costa quanto inviare un paio di raccomandate con ricevuta di ritorno. Chi ne invia più di 2-3 all’anno può senz’altro trovare anche un vantaggio economico nell’adoperare un indirizzo di posta certificato. Un indirizzo PEC, infatti, generalmente costa dai 5 ai 15 euro all’anno (talvolta è anche possibile di usufruire di alcune promozioni che offrono indirizzi e-mail certificati gratis per periodi limitati).

A cosa serve la PEC

Ma per quale ragione un privato cittadino dovrebbe munirsi di un indirizzo PEC? A cosa potrebbe servire la PEC? Come già detto, a inviare comunicazioni che abbiano pieno valore legale in sostituzione delle raccomandate con ricevuta di ritorno. Ecco alcuni possibili casi d’uso:

• Inviare disdette contrattuali, ad esempio quelle per l’affitto, per le utenze, per le assicurazioni, per servizi di pay TV, etc.;
• Inviare comunicazioni alla Pubblica Amministrazione, ad esempio un ufficio del proprio comune di residenza oppure l’Agenzia delle Entrate;
• Inviare documenti ufficiali;
• Presentare domande o richieste formali;
• Inviare diffide o reclami;
• Partecipare a concorsi pubblici.

Come funziona la PEC

Come utilizzare la PEC

Ora, mettiamo il caso che vogliate utilizzare la PEC. Cosa dovete fare? Innanzitutto, dovete richiedere un indirizzo di posta elettronica a uno dei provider accreditati in Italia. Tra i più famosi citiamo Aruba, Register, Legalmail e Poste Italiane. Per richiedere l’attivazione di una PEC a vostro nome dovrete affrontare una procedura di registrazione che varia da provider a provider ma che, in buona sostanza, consiste nel fornire documenti con cui certificare la vostra identità e che può essere portata a termine in pochi minuti. Poi, in base al provider scelto, bisogna anche pagare il canone mensile o annuale per disporre dell’indirizzo PEC. Dopo aver attivato la casella PEC con uno di questi provider, potete procedere con l’invio del messaggio. Per fare ciò, non dovrete altro che effettuare l’accesso alla casella PEC in vostro possesso tramite Webmail, app mobile o client email e, quindi, comporre e inviare il messaggio come fareste con una normale e-mail. Non dimenticatevi, poi, di conservare le ricevute di avvenuto invio e consegna: sono la prova legale che potrete eventualmente utilizzare in caso di necessità.