Come usare correttamente i campi Cc e Ccn nelle e-mail

Quando scrivete un’e-mail, potreste concentrarvi esclusivamente sul contenuto del messaggio, dimenticando che anche i destinatari – e il modo in cui vengono inseriti – hanno un ruolo fondamentale nella comunicazione. I campi Cc (Copia Conoscenza) e Ccn (Copia Conoscenza Nascosta) sono strumenti presenti in ogni client di posta elettronica e in qualsiasi servizio di Webmail, ma il loro utilizzo corretto non è sempre così scontato. Molti utenti, anche in contesti professionali, tendono a ignorarli o, peggio, a utilizzarli in modo inappropriato, rischiando di violare la privacy altrui o di creare confusione tra i destinatari.

Dal momento che conoscere la funzione di questi due campi può migliorare notevolmente l’efficacia delle nostre comunicazioni via e-mail e aiutarci a evitare errori di comunicazione, abbiamo deciso di dedicare questo approfondimento allo spiegare come usare correttamente i campi Cc e Ccn nelle e-mail. Imparare a farlo, infatti, vi permetterà di mantenere ordine la posta in arrivo dei vostri contatti e, soprattutto, di tutelare i loro dati sensibili.

Cosa significano i campi Cc e Ccn nelle e-mail

I termini Cc e Ccn hanno un’origine che risale ai tempi della corrispondenza cartacea. A quel tempo, per fare una copia di un documento, si usava uno strato di carta carbone tra due fogli: così, ciò che veniva scritto sul foglio principale si trasferiva anche sull’altro. In ambito digitale, il concetto è rimasto, pur trasformandosi nella forma.

La sigla Cc sta infatti per Copia Conoscenza e si utilizza per inviare una copia del messaggio a una o più persone che devono essere informate, ma che non sono i destinatari principali (per quelli viene usato il campo A). Gli indirizzi inseriti nel campo Cc sono visibili a tutti i destinatari dell’e-mail.

La sigla Ccn o Copia Conoscenza Nascosta funziona in modo simile al campo Cc, ma con una differenza sostanziale: i destinatari elencati in questo campo non sono visibili né agli altri destinatari principali, né a quelli presenti nel campo Cc. Come potete ben intuire, l’uso del campo Ccn è utile per tutelare la privacy o per inviare e-mail a gruppi numerosi senza rivelarne l’identità di tutti i destinatari di un dato messaggio di posta elettronica.

Campi Cc e Ccn e-mail

Quando e come usare il campo Cc nelle e-mail

Il campo Cc è ideale quando desideri che qualcuno riceva una copia della vostra e-mail per conoscenza, senza necessariamente dover intervenire o rispondere. È utile quando la trasparenza è importante e tutti devono sapere chi è stato coinvolto nella comunicazione.

Giusto per farvi qualche esempio pratico di quando sarebbe utile ricorrere all’uso del campo Cc, potrebbe essere utile per inviare i dettagli di una festa a un amico che si occupa della logistica, mettendo in Cc altri invitati che devono essere semplicemente aggiornati sulla cosa, ma che non sono tenuti a rispondere.

Anche nelle attività professionali potrebbe essere utile ricorrere al campo Cc. Tanto per farvi un esempio, se avete la necessità di inviare un’analisi a un cliente e desiderate che il vostro capo ne sia informato, inserite la mail di quest’ultimo nel campo Cc. Se state lavorando a un progetto che coinvolge più persone del vostro reparto, inserite il referente del progetto nel campo A e tutti i vostri colleghi coinvolti nel progetto nel campo Cc, così che siano allineati con tutti gli aggiornamenti del caso.

Da questi esempi si evince come un uso corretto del campo Cc migliora la trasparenza e riduce la necessità di inoltrare successivamente delle e-mail di aggiornamento a persone terze.

Quando e come usare il campo Ccn nelle e-mail

Il campo Ccn è uno strumento molto potente per la tutela della privacy e per gestire comunicazioni verso gruppi numerosi. Usandolo correttamente, potete evitare di diffondere involontariamente gli indirizzi e-mail di altre persone, specialmente se non si conoscono tra loro.

Vi facciamo qualche esempio per aiutarvi a comprendere anche in questo caso le potenzialità del campo Ccn. Mettiamo il caso che vogliate organizzare una festa a sorpresa a un vostro amico e vogliate evitare che gli invitati si contattino tra loro prima dell’evento: il campo Ccn è perfetto per evitare che questo accada. Oppure facciamo finta che vogliate fare una colletta per un vostro amico in difficoltà finanziarie: potreste evitare di svelare le persone coinvolte nella raccolta fondi inviando i dettagli del caso a indirizzi e-mail dei vostri contatti facendo attenzione a inserire questi ultimi nel campo Ccn. L’uso del campo Ccn può tornare utile anche se volete assicurarvi che l’invio di una mail sia avvenuto. In che modo? Inserendo nel campo Ccn un vostro indirizzo e-mail secondario. Ci avevate mai pensato prima d’ora?